Maanviljelijöiden osuuskunta KEVILI on jo useiden vuosien ajan etsinyt keinoja tehostaa viljan kuljetusta ja tehdä siitä jäljitettävämpää ja paperittomampaa. Vuoden 2018 lopussa otettiin käyttöön sähköinen Waybiller-rahtikirja ja sen jälkeen paperisten rahtikirjojen osuus on jatkuvasti vähentynyt. Waybiller on nyt yhteydessä KEVILI:n viljaterminaaleihin Rõngissa ja Roodeväljassa sekä kaikkiin KEVILI:n suurempiin varastoihin eri satamissa. Kun satokautena 2019 noin 20–30 prosenttia toimituksista tehtiin sähköisillä rahtikirjoilla, satokausina 2020 ja 2021 vastaava prosentti oli jo lähellä sataa.

Keskustelimme viljelijäosuuskunta KEVILI:n logistiikkapäällikkö Toomas Tensingin kanssa selvittääksemme, miten KEVILI on ottanut sähköiset rahtikirjat käyttöön.

Miten KEVILI:ssä siirryttiin sähköisiin rahtikirjoihin?

Siirtyminen sähköisiin rahtikirjoihin suunniteltiin jo vuosia sitten. Minä ja KEVILI:n muu henkilökunta käytimme paljon aikaa paperisten rahtikirjojen käsittelyyn – niiden täyttämisestä arkistointiin. Ymmärsin, ettei tämä ollut oikea tapa jatkaa, ja että oli otettava käyttöön sähköinen ympäristö, jossa sekä rahtikirjan luominen että siihen liittyvien tietojen käsittely tapahtuisi samassa paikassa, jolloin tuloksena olisi sähköinen rahtikirja. Etsin ja tutkin eri vaihtoehtoja ja päädyin ottamaan yhteyttä Thorgateen (Waybillerin kehittämään ohjelmistoyritykseen), joka on kasvanut start-up-yrityksestä. Tämä oli hyvä merkki siitä, että Thorgate on hyvin tietoinen eri prosessien yhteentoimivuudesta ja tarpeesta digitalisoida ne. Käytämme nykyään sähköistä rahtikirjaa kaikissa suurissa hankkeissa luonnollisena osana kuljetuksenhallintaprosessia. Sähköiset rahtikirjat takaavat paljon tarkemman ja nopeamman tiedonkulun.

Millaiseksi arvioit sähköisen rahtikirjan käyttöä paperiseen verrattuna? Mitä arvoa näet sähköisessä rahtikirjassa erityisesti KEVILIlle?

Sähköinen rahtikirja on nopeampi laatia kuin paperinen (kuljettaja tekee vain muutaman napsautuksen Waybillerin kautta). Sähköinen rahtikirja on myös tarkempi, koska alkutiedot tulevat järjestelmästä. Kuljettajien on täytettävä vähemmän tietoja, mikä vähentää mahdollisuuksia inhimillisiin virheisiin sähköisissä rahtikirjoissa. Koska tiedot ovat alusta alkaen digitaalisia, niitä voidaan käsitellä ja analysoida paremmin. Sähköiset rahtikirjat merkitsevät myös nopeampaa tiedonkulkua ja erittäin merkittäviä ajansäästöjä kaikille osapuolille.

Kaiken kaikkiaan sähköiset rahtikirjat ovat välttämättömiä, ja kun olet siirtynyt digitaaliseen järjestelmään, et halua enää käsitellä paperisia rahtikirjoja.

Miten viljelijät ovat tähän mennessä ottaneet sähköisen rahtikirjan vastaan? Miten heidän kouluttamisensa on sujunut? Mitkä ovat heidän tärkeimmät etunsa ja päällimmäiset huolenaiheensa?

Viljelijöiden osuuskunta KEVILI:in kuuluvat viljelijät ovat yleensä innovatiivisia, mutta he ovat myös säilyttäneet pragmaattisen ajattelutavan ja seisovat kahdella jalalla tukevasti maan pinnalla. Jos he huomaavat, että innovaatio voi edistää heidän liiketoimintaansa, he ovat hyvin halukkaita oppimaan ja kokeilemaan uusia ratkaisuja.

Toistaiseksi olemme kouluttaneet jokaista viljelijää erikseen Waybillerin käyttöön, mutta kunhan sähköisen rahtikirjan viimeisimmät päivitykset on otettu käyttöön, aiomme antaa laajempaa koulutusta.

Maanviljelijän näkökulmasta sähköisen rahtikirjan tärkein etu on reaaliaikainen yleiskuva kuormien liikkeistä. Rahtikirjasta näkee, milloin kuormausluettelo on luotu, kuka sen on tulossa lastaamaan (kuorma-auton numero ja kuljettajan puhelinnumero) sekä minne ja milloin kuorma on saapunut. Tottumusten muuttaminen on ollut suuri huolenaihe, sillä se vie aikaa.

Miten liikenteenharjoittajat ja kuljettajat ovat tähän mennessä suhtautuneet sähköiseen rahtikirjaan? Miten heidän kouluttamisensa on sujunut? Mitkä ovat heidän tärkeimmät etunsa ja päällimmäiset huolenaiheensa?

Kuljetusyrityksillä on yleisesti ottaen valmius käyttää sähköistä rahtikirjaa, muttei pidä unohtaa, että on suuri määrä ihmisiä, jotka tarvitsevat opastusta ja selvennystä sähköisen rahtikirjan käyttämisessä. Tämä on otettava huomioon, ja vaatii aikaa ja kärsivällisyyttä, jotta sähköinen rahtikirja saadaan valmiiksi mahdollisimman monelle käyttäjälle – kuljetusyritysten omistajille, logistiikkayrittäjille ja kuljettajille. heillä kaikilla on oma näkemyksensä ja oma tahtonsa sähköisen rahtikirjan käyttöönotosta.

On kuitenkin hyvä nähdä, että innovatiivinen asenne on yleistymässä, ja sähköisen rahtikirjan käyttäjien määrän kasvaessa myös alun perin epäröineet ovat lopulta innostuneet.

Kuorma-autoyhtiöiden suurimmat huolenaiheet ovat tällä hetkellä olleet tiedonsiirron epätasainen laatu Viron eri osissa ja kuljettajien erilaiset kokemukset teknologian käytöstä.

Miten terminaali- ja satamahenkilöstö on nyt ottanut käyttöön digitaalisen rahtikirjan ja miten heidän kouluttamisensa on sujunut? Mitkä ovat heidän tärkeimmät etunsa ja päällimmäiset huolenaiheensa?

Terminaalien ja satamien henkilökunta on ottanut sähköisen rahtikirjan hyvin vastaan. Heidän ainoa ja ymmärrettävä huolenaiheensa on, että jos sähköisen rahtikirjan käyttö jostain syystä estyy, se haittaa vastaanoton nopeutta. Paperinen rahtikirja voidaan kuitenkin aina laatia varavaihtoehdoksi.

Terminaali- ja satamahenkilökunnalle tiedonkulun nopeus ja tarkkuus sekä sähköisen rahtikirjaohjelmistojen vakaus ovat ratkaisevia. Terminaali- ja satamahenkilökunnan kannalta on myös erittäin tärkeää, että kaikki kuljettajat käyttävät sähköistä rahtikirjaa, ja olemme tyytyväisiä siihen, että asiat ovat menossa tähän suuntaan. Tilanne, jossa jotkut liikenteenharjoittajat käyttävät sähköistä rahtikirjaa ja toiset eivät, aiheuttaa sekaannusta ja vie turhaa aikaa.

Terminaalit, kuten kaikki viljan vastaanottopisteet, saavat reaaliaikaista tietoa saapuvista ja lähtevistä kuormista sähköisen rahtikirjan avulla, mikä auttaa niitä organisoimaan työnsä. Paperiseen rahtikirjaan käsin kirjoitettu teksti ei välttämättä ole selkeää, mikä on johtanut virheellisten tietojen syöttämiseen varasto-ohjelmiin. Sähköisen rahtikirjan avulla tällaiset virheet jäävät minimiin.

Onko KEVILI siirtymässä 100-prosenttisesti digitaalisiin rahtikirjoihin?

Aiomme ehdottomasti hyödyntää digitaalista rahtikirjaa täysimääräisesti. Uskon, että muutaman vuoden kuluttua digitaalinen rahtikirja on yhtä luonnollinen ja helppo kuin verkkopankin käyttö on nykyään.

Yhteenveto

KEVILI:n lisäksi myös Baltic Agro ja Avena ottavat parhaillaan käyttöön Waybillerin sähköisen rahtikirjan. Voidaan siis sanoa varmasti, että muutaman vuoden kuluttua Virossa käytetään viljan kuljetuksessa vain sähköisiä rahtikirjoja.

Jos haluat tietää, miten voit aloittaa sähköisten rahtikirjojen käytön yrityksessäsi, ota meihin yhteyttä sähköpostitse waybiller@waybiller.com tai soita numeroon +358 40 195 5494 (Jaak).

Voimme auttaa sinua korvaamaan yrityksesi paperiset rahtikirjat täysin digitaalisilla ja liittämään Waybillerin kirjanpito-ohjelmistoosi.