KEVILI, a forward-thinking agriculture cooperative in Estonia, was burdened by inefficient manual processes during the intense harvest season. To overcome these challenges, they partnered with Waybiller and embraced a digital grain logistics solution that simplified communication and reduced errors—a shift that transformed their operations. After switching to Waybiller’s bulk TMS solution and e-waybills, KEVILI decided to upgrade their grain terminal work processes to align them with the new solution.
Tietoa KEVILIstä
- Toimiala: maatalous
- Erikoisala: viljan ja hernekasvien kauppa, kuivaaminen ja edelleenlähetys
- Sijainti: Viro
Haaste: tehottomat manuaaliset prosessit
Viljalogistiikassa nopeus ja tehokkuus ovat olennaisia, koska sadonkorjuukausi on lyhyt, mutta erittäin intensiivinen kausi. Maataloustuotteiden kauppaa ja käsittelyä harjoittavalle virolaisten maanviljelijöiden yhdistykselle KEVILIlle päivittäisen logistiikan hoitaminen kiireisen sadonkorjuukauden aikana oli suuri haaste. ”Hektinen kausi oli logistinen painajainen”, sanoi Toomas Tensin, KEVILIn logistiikkapäällikkö, joka näki tarpeen tehokkaammalle järjestelmälle.
KEVILIn olennaisia haasteita olivat muun muassa:
- Viestintä kuljettajien kanssa, usein puhelujen kautta.
- Paperiset rahtikirjat, jotka usein katosivat tai vaurioituivat.
- Tiedonsyöttövirheet, jotka johtuivat manuaalisista prosesseista.
- Ei reaaliaikaista näkyvyyttä logistiikkaan ja varastojen määrään.
Näiden haasteiden käsittelemiseksi KEVILI teki yhteistyötä Waybillerin kanssa digitaalisen ratkaisun toteuttamiseksi.
| Ennen | Jälkeen | |
| E-rahtikirjat | Kuljettajat saivat reittiohjeet puhelimitse tai tekstiviestillä sekä manuaalisesti täytetyt paperiset rahtikirjat, jotka usein olivat kadonneita tai vaurioituneita laskutushetkellä. | E-rahtikirjat luodaan automaattisesti ja niitä säilytetään verkossa. Kuljettajat näkevät reittinsä ja toimitustietonsa älylaitteillaan. Ei enää kadonneita asiakirjoja! |
| Tiedonsyöttö | Manuaalinen tiedonsyöttö aiheutti useita virheitä. Logistiikan hallinta kiireisinä kausina oli kaoottista. | Automaatio vähentää tiedonsyöttöön ja muihin manuaalisiin tehtäviin käytettävää aikaa, mikä säästää aikaa ja vaivaa. |
| Logistiikka ja varastonhallinta | Logistiikkaa ja varaston määrää ei voitu seurata tehokkaasti. Terminaaleissa viljapainon ja laatutietojen kirjaamiseen liittyvät manuaaliset prosessit johtivat usein virheisiin ja operatiivisiin häiriöihin. | Digitaalisten kuljetustilausten, automaattisen punnituksen ja esiasetettujen varastokaavojen ansiosta tiedot ovat tarkkoja ja läpinäkyviä. Reaaliaikaiset tiedot tukevat suunnittelua ja tietoisia päätöksiä, mikä yksinkertaistaa logistiikkaa ja varastonhallintaa. |
Ratkaisu: Waybillerin kaikenkattava logistiikkaratkaisu
Waybiller tarjosi yhtenäisen e-rahtikirja-alustan, joka käsittelee logistiikkahallinnan erilaisia haasteita. Tuote on modulaarinen ja se kattaa koko toimitusketjun toiminnallisuudet. Waybiller tarjosi kaikenkattavan ratkaisun KEVILIlle seuraavilla olennaisilla ominaisuuksilla:
- Kuljetuksen hallintajärjestelmä
- Digitalisoidut viljaterminaalit
- Automatisoidut tiedonsiirrot
Kuljetuksen hallinta tehty helpoksi: Irtotavarakuljetuksen hallintajärjestelmä ja e-rahtikirjat
Ensimmäinen vaihe oli digitalisoida kuljetuksen suunnittelua ja rahtikirjoja. Waybillerin ansiosta logistiikkapäälliköt voivat määrätä kuljetustilauksia kuljettajille älylaitteilla. E-rahtikirjat luodaan automaattisesti tilauksesta. Parannukset olivat välittömiä:
- Kuljettajat käyttivät työmääräyksiään ja reittejään älylaitteen kautta.
- E-rahtikirjat luotiin automaattisesti ja niitä säilytettiin verkossa. Ei enää kadonneita asiakirjoja!
- Kaikki tiedot olivat nyt saatavilla reaaliajassa.
”Jokainen toimitus on nyt seurattavissa reaaliajassa. Historialliset tiedot ovat nyt vain muutaman napsautuksen päässä. Se on todella suunnanmuuttaja,” sanoi Toomas Tensing.
Digitaaliset viljaterminaalit: integroidut järjestelmät, älykkäämmät toiminnot
Vaihdettuaan irtotavarakuljetuksen hallintajärjestelmään KEVILI päätti päivittää viljaterminaalien työprosessinsa niin, että ne sopivat uuteen kuljetusratkaisuun. Waybiller integroi KEVILIn viljaterminaalien olennaiset järjestelmät:
- Vaakajärjestelmä – järjestelmä tunnistaa rekkojen rekisterikilpiä numerontunnistuskameroilla. Punnitusprosessi alkaa ja vaa’an painotiedot lisätään automaattisesti e-rahtikirjaan. Kaikki osapuolet voivat käyttää tietoja suoraan Waybilleristä.
- Laboratorio – laatumittaukset lisätään suoraan e-rahtikirjoihin koneluettavassa muodossa, mikä mahdollistaa kaavojen käyttämisen järjestelmän sisällä viljan nettopainon laskemiseksi kuivauksen tai lajittelun jälkeen.
- Varastonhallinta – e-rahtikirjojen avulla voit määrätä varaston digitaalisesti kuhunkin kuormaan. Waybiller näyttää viljan liikkeet reaaliajassa varastomoduulin kautta. Tämä auttaa toimitusten suunnittelussa ja tarjoaa aina yleiskatsauksen varastomääristä.
”Vaakaintegraatio ja varastonhallintaominaisuudet poistivat virheet ja antoivat meille mahdollisuuden hallita viljan liikkeitä täysin”, Tensing jakoi.
ERP-integraatio: reaaliaikainen tiedonsiirto
Viimeinen vaihe oli integroida Waybiller KEVILIn ERP-järjestelmään. Tämä automaattinen tiedonsiirto yksinkertaisti koko prosessia ja mahdollisti sen, että koko prosessissa oli vain yksi manuaalisen tiedonsyötön piste, kuljetustilauksista laskutukseen. Lopputulos:
- Välittömät päivitykset Waybillerin ja ERP:n välillä.
- Ei enää manuaalisen tiedonsyötön aiheuttamia virheitä.
- Manuaaliseen tiedonsyöttöön käytetty aika väheni 90 %:lla.
”Tietojen automatisointi säästää meille paljon aikaa ja vaivaa. Emme voineet uskoa sen tarkkuutta”, lisäsi Tensing.
Tulokset: digitaalinen muutos
Otettuaan e-rahtikirjat käyttöön Waybillerin avulla KEVILI näki välittömiä parannuksia:
- Aikasäästöt – automaatio vähensi manuaalisia tehtäviä ja paperitöitä.
- Parempi tarkkuus – ei enää manuaalisen tiedonsyötön aiheuttamia virheitä.
- Läpinäkyvyys – reaaliaikaiset tiedot parantavat luottamusta ja antavat tietoja parempaan suunnitteluun ja päätöksentekoon.
- Kuljettajaystävällinen – intuitiiviset järjestelmät auttoivat kuljettajia mukautumaan nopeasti.
Tulevaisuuden näkymät
KEVILIn siirtyminen Waybilleriin on asettanut uuden standardin maatalouden logistiikkaan Virossa. KEVILIn koko toimitusketju on mukautunut nopeasti saamaan kaikki kuljetustiedot e-rahtikirja-alustan kautta sen sijaan, että se luottaisi paperipinoihin.
”E-rahtikirjoihin vaihtaminen oli suuri askel eteenpäin meille. En voi kuvitella koskaan palaavani paperiin, koska Waybiller on tehnyt KEVILIn päivittäisistä toiminnoista paljon tehokkaampia”, Toomas Tensing päättää.
Muunna logistiikkasi Waybillerin avulla
Haluatko yksinkertaistaa logistiikkaasi? Waybillerin irtotavarakuljetuksen hallintajärjestelmä voi auttaa vähentämään manuaalista työtä, seuraamaan kuormia ja saamaan reaaliaikaisia tietoja mistä tahansa. Liity KEVILIiin ja hankkiudu eroon papereista jo tänään.
Varaa demo ja aloita matkasi logistiikkatoimintojesi muuntamiseen!
