PK Oliver to jeden z największych producentów i sprzedawców zrębków drzewnych w Estonii. Każdego roku transportują około 500 000 m³ zrębków do ciepłowni i elektrociepłowni w Estonii i na Łotwie. Rocznie firma wystawia ponad 16 000 e-listów przewozowych. Aby sprawniej zarządzać logistyką na tak dużą skalę, w 2020 roku PK Oliver zrezygnował z tradycyjnych, papierowych dokumentów i w pełni przeszedł na cyfrową platformę Waybiller.

Cel: unikanie ręcznej pracy i szybki dostęp do informacji

Przed cyfryzacją wszystkie listy przewozowe były wypełniane ręcznie. Przekazywano je do biura na papierze lub w formie zdjęć przez telefon. Oznaczało to:

  • czasochłonne przetwarzanie danych,
  • nieścisłości w informacjach,
  • brak dostępu do danych w czasie rzeczywistym,
  • nawet cztery pełne dni robocze miesięcznie na sprawdzanie raportów.

„Naszym celem było uzyskiwanie informacji szybko i dokładnie — a nie dopiero po kilku dniach.”
— Joosep Aloel, PK Oliver

Elektroniczne listy przewozowe uporządkowały cały proces logistyczny

Wspólnie z Waybiller PK Oliver całkowicie przebudował swój system informacji przewozowej:

  • Wszystkie dostawy monitorowane są w czasie rzeczywistym — dostęp do danych mają zarówno pracownicy biurowi, kierowcy, jak i klienci.
  • Wszystkie dane — asortyment, pojazdy, pracownicy — znajdują się w jednym środowisku cyfrowym.
  • Wprowadzanie danych ręcznie i błędy, które z tego wynikały zostały znacząco obniżone.
  • Raporty i dane dotyczące wagi są systematycznie i automatycznie zbierane.

Nowy standard: 4 dni → 4 godziny

Wpływ Waybiller na pracę PK Oliver jest mierzalny:

  • czas potrzebny na sprawdzanie raportów spadł z 32 godzin do 4 godzin,
  • wszystkie listy przewozowe przesyłane są automatycznie — papier nie jest już potrzebny,
  • przesyłki są zgodne z przepisami dla 52-tonowych ciężarówek,
  • klienci i partnerzy mają dostęp do informacji w czasie rzeczywistym bez opóźnień i e-maili.

„System działa spokojnie i automatycznie. Interwencja jest potrzebna tylko wtedy, gdy wydarzy się coś wyjątkowego.”
— Joosep Aloel, PK Oliver

Pełna cyfrowa integracja ze spółkami zależnymi, w tym interfejs danych z pomostu wagowego

PK Oliver wdrożył również w pełni cyfrowe rozwiązanie Waybiller w swojej spółce zależnej, gdzie zintegrowano je z wagą samochodową:

  • samochód wjeżdża na wagę → Waybiller automatycznie zapisuje wagę brutto,
  • po rozładunku samochód wraca na wagę → Waybiller zapisuje wagę pustego pojazdu,
  • cały proces odbywa się bez papieru, radiokomunikacji i telefonów — wyłącznie cyfrowo.

Umożliwia to całkowicie zautomatyzowaną dokumentację przewozów bezpośrednio w ramach przepływu produkcji i logistyki.

Ludzie na pierwszym miejscu: łatwo się nauczyć, łatwo korzystać

Wdrożenie Waybillera przebiegło płynnie:

  • wdrożenie zajęło około 3 tygodni — cały zespół szybko opanował system,
  • nawet kierowcy bez wcześniejszego doświadczenia z rozwiązaniami cyfrowymi z łatwością przyzwyczaili się do systemu Waybiller,
  • dodatkowe funkcje, takie jak nawigacja do celu i informacje o ładunku, ułatwiają pracę kierowcom.

„Spodziewałem się większego oporu, ale ludzie szybko zrozumieli – to po prostu trzeba zrobić i to naprawdę nie było takie straszne” – skomentował wdrożenie Waybiller’a rzecznik PK Oliver, Joosep Aloel.

“Głupia robota” zniknęła

Największą korzyść z cyfryzacji listów przewozowych odczuli pracownicy biura:

  • koniec z przekładaniem papierów z jednego segregatora do drugiego,
  • zniknęły „głupie zadania” jak przepisywanie informacji czy szukanie dokumentów,
  • zadowolenie pracowników wzrosło, ponieważ mogą skupić się na bardziej wartościowych zadaniach.

Zrównoważony wybór w idealnym momencie

Wdrożenie Waybiller’a nastąpiło w idealnym momencie — tuż przed początkiem pandemii COVID-19. Ciepłownie wprowadziły ograniczenia i zakazały wstępu osobom trzecim. Cyfrowe rozwiązanie umożliwiło całkowicie bezkontaktowe zarządzanie przesyłkami.

Dodatkowo, praca bez papieru jest zgodna z wartościami PK Oliver — mniej marnotrawstwa, więcej przejrzystości i wydajności.

„Dziś osiągnęliśmy punkt, w którym klienci PK Oliver, w oparciu o pozytywne doświadczenia, jakie mieli z nami, również zdecydowali się korzystać ze środowiska Waybiller do zarządzania swoimi danymi dotyczącymi przesyłek”. – Joosep Aloel, PK Oliver

Chcesz zrobić to samo?

Jeśli chcesz w swojej firmie zastąpić papierowe listy przewozowe na cyfrowe, w pełni elektroniczne listy przewozowe, napisz do nas na adres waybiller@waybiller.com lub zadzwoń pod +372 606 8120.

Zespół Waybiller pomoże Ci wdrożyć system i zintegrować go z księgowością lub systemem wagowym.