PK Oliver to jeden z największych producentów i sprzedawców zrębków drzewnych w Estonii. Każdego roku transportują około 500 000 m³ zrębków do ciepłowni i elektrociepłowni w Estonii i na Łotwie. Rocznie firma wystawia ponad 16 000 e-listów przewozowych. Aby sprawniej zarządzać logistyką na tak dużą skalę, w 2020 roku PK Oliver zrezygnował z tradycyjnych, papierowych dokumentów i w pełni przeszedł na cyfrową platformę Waybiller.
Cel: unikanie ręcznej pracy i szybki dostęp do informacji
Przed cyfryzacją wszystkie listy przewozowe były wypełniane ręcznie. Przekazywano je do biura na papierze lub w formie zdjęć przez telefon. Oznaczało to:
- czasochłonne przetwarzanie danych,
- nieścisłości w informacjach,
- brak dostępu do danych w czasie rzeczywistym,
- nawet cztery pełne dni robocze miesięcznie na sprawdzanie raportów.
„Naszym celem było uzyskiwanie informacji szybko i dokładnie — a nie dopiero po kilku dniach.”
— Joosep Aloel, PK Oliver
Elektroniczne listy przewozowe uporządkowały cały proces logistyczny
Wspólnie z Waybiller PK Oliver całkowicie przebudował swój system informacji przewozowej:
- Wszystkie dostawy monitorowane są w czasie rzeczywistym — dostęp do danych mają zarówno pracownicy biurowi, kierowcy, jak i klienci.
- Wszystkie dane — asortyment, pojazdy, pracownicy — znajdują się w jednym środowisku cyfrowym.
- Wprowadzanie danych ręcznie i błędy, które z tego wynikały zostały znacząco obniżone.
- Raporty i dane dotyczące wagi są systematycznie i automatycznie zbierane.
Nowy standard: 4 dni → 4 godziny
Wpływ Waybiller na pracę PK Oliver jest mierzalny:
- czas potrzebny na sprawdzanie raportów spadł z 32 godzin do 4 godzin,
- wszystkie listy przewozowe przesyłane są automatycznie — papier nie jest już potrzebny,
- przesyłki są zgodne z przepisami dla 52-tonowych ciężarówek,
- klienci i partnerzy mają dostęp do informacji w czasie rzeczywistym bez opóźnień i e-maili.
„System działa spokojnie i automatycznie. Interwencja jest potrzebna tylko wtedy, gdy wydarzy się coś wyjątkowego.”
— Joosep Aloel, PK Oliver

Pełna cyfrowa integracja ze spółkami zależnymi, w tym interfejs danych z pomostu wagowego
PK Oliver wdrożył również w pełni cyfrowe rozwiązanie Waybiller w swojej spółce zależnej, gdzie zintegrowano je z wagą samochodową:
- samochód wjeżdża na wagę → Waybiller automatycznie zapisuje wagę brutto,
- po rozładunku samochód wraca na wagę → Waybiller zapisuje wagę pustego pojazdu,
- cały proces odbywa się bez papieru, radiokomunikacji i telefonów — wyłącznie cyfrowo.
Umożliwia to całkowicie zautomatyzowaną dokumentację przewozów bezpośrednio w ramach przepływu produkcji i logistyki.
Ludzie na pierwszym miejscu: łatwo się nauczyć, łatwo korzystać
Wdrożenie Waybillera przebiegło płynnie:
- wdrożenie zajęło około 3 tygodni — cały zespół szybko opanował system,
- nawet kierowcy bez wcześniejszego doświadczenia z rozwiązaniami cyfrowymi z łatwością przyzwyczaili się do systemu Waybiller,
- dodatkowe funkcje, takie jak nawigacja do celu i informacje o ładunku, ułatwiają pracę kierowcom.
„Spodziewałem się większego oporu, ale ludzie szybko zrozumieli – to po prostu trzeba zrobić i to naprawdę nie było takie straszne” – skomentował wdrożenie Waybiller’a rzecznik PK Oliver, Joosep Aloel.
“Głupia robota” zniknęła
Największą korzyść z cyfryzacji listów przewozowych odczuli pracownicy biura:
- koniec z przekładaniem papierów z jednego segregatora do drugiego,
- zniknęły „głupie zadania” jak przepisywanie informacji czy szukanie dokumentów,
- zadowolenie pracowników wzrosło, ponieważ mogą skupić się na bardziej wartościowych zadaniach.
Zrównoważony wybór w idealnym momencie
Wdrożenie Waybiller’a nastąpiło w idealnym momencie — tuż przed początkiem pandemii COVID-19. Ciepłownie wprowadziły ograniczenia i zakazały wstępu osobom trzecim. Cyfrowe rozwiązanie umożliwiło całkowicie bezkontaktowe zarządzanie przesyłkami.
Dodatkowo, praca bez papieru jest zgodna z wartościami PK Oliver — mniej marnotrawstwa, więcej przejrzystości i wydajności.
„Dziś osiągnęliśmy punkt, w którym klienci PK Oliver, w oparciu o pozytywne doświadczenia, jakie mieli z nami, również zdecydowali się korzystać ze środowiska Waybiller do zarządzania swoimi danymi dotyczącymi przesyłek”. – Joosep Aloel, PK Oliver
Chcesz zrobić to samo?
Jeśli chcesz w swojej firmie zastąpić papierowe listy przewozowe na cyfrowe, w pełni elektroniczne listy przewozowe, napisz do nas na adres waybiller@waybiller.com lub zadzwoń pod +372 606 8120.
Zespół Waybiller pomoże Ci wdrożyć system i zintegrować go z księgowością lub systemem wagowym.