Jak Taital Trans staje się firmą bezpapierową

Pierwszą 4-osiową wywrotkę dwukołową zarejestrowano w Estonii w drugiej połowie 2019 roku. Od tej pory, oprócz innych warunków, niezbędne stało się korzystanie z e-listów przewozowych w celu transportu ładunków po estońskich drogach o maksymalnej masie 52 ton. W efekcie firmy transportowe (w tym Taital Trans) musiały szukać rozwiązań i na szczęście znalazły oprogramowanie Waybiller.

Taital Trans świadczy różnorodne usługi transportowe. Firma zaczęła korzystać z oprogramowania Waybiller w szczytowym momencie pandemii koronawirusa.

Jak Waybiller pomógł firmie Taital Trans usprawnić procesy

Taital Trans — firma logistyczna oferująca szeroką gamę usług transportowych – rozpoczęła korzystanie z Waybiller na początku 2020 roku.

Oto, jak od tego czasu byli w stanie usprawnić swoje procesy:

• Znacznie zmniejszyli stosy papieru na swoich biurkach
• Są w stanie zaoszczędzić setki godzin pracy ręcznej, które wcześniej poświęcali na sprawdzanie papierowych listów przewozowych
• System jest niezawodny, pomaga uniknąć wszelkiego rodzaju błędów
• Mogą w wygodny sposób uzyskać dostęp do lokalizacji swojego pojazdu na trasie
• Ich pracownicy mają dostęp do e-listów przewozowych z telefonów komórkowych i nie muszą nosić papierowych dokumentów ani nawet laptopów.

Przedstawiciel Taital Trans, Kärt Raudsepp, mówi, że e-listy przewozowe znacznie ułatwiły im życie dzięki możliwości przeglądania listów przewozowych i generowania faktur online. Szybko też przystosowali się do oprogramowania.

Początkowe Wyzwania i Wdrażanie

Taital Trains była jedną z pierwszych firm, które wdrożyły program Waybiller na stałe. Przedstawiciel firmy, Kärt, powiedział, że cały zespół Waybiller był bardzo pomocny i ściśle współpracował z zespołem Taital Trans, aby znaleźć najlepsze rozwiązanie zgodnie z ich potrzebami.

Taital Trans oferuje szeroką gamę usług i pojazdów, co oznacza, że ich doświadczeni kierowcy codziennie realizują ogromną liczbę zleceń transportowych w Estonii i za granicą. Ich różnorodne ciężarówki obejmują naczepy ciężarowe, naczepy zrzutowe, wywrotki itp.

W przeszłości firma nie korzystała z alternatywnych systemów logistycznych, ale dziś program Waybiller jest integralną częścią codziennej pracy Taital Trans. Wdrożenie Waybiller było bardzo łatwe zarówno dla kierownictwa firmy, jak i użytkowników końcowych, tj. kierowców.

“Wszyscy nasi kierowcy potrzebowali ok. 3-5 dni roboczych, aby oswoić się z systemem. Obecnie nikt nie ma problemów ze zrozumieniem systemu lub aplikacji” mówi Kärt.

 

Jak pomógł Waybiller?

“Kiedy zapoznałem się z programem Waybiller w pierwszej chwili przyszła mi do głowy myśl, że wreszcie nie będę musiał co tydzień odbierać paczek z wydrukowanymi listami przewozowymi od każdego kierowcy” skomentował przedstawiciel firmy.

Ich praca stała się znacznie wygodniejsza, a sprawdzanie listów przewozowych zajmuje znacznie mniej czasu niż wcześniej. Integracja Waybillera z programem księgującym Merit Aktiva usprawniła m.in. proces fakturowania w Taital Trans.

Obecnie zespół Taital Trans spędza zaledwie kilka godzin miesięcznie na sprawdzaniu listów przewozowych i przekazywaniu ich swoim partnerom. Kilka lat temu ten sam proces mógł trwać 2-3 dni. Po rozpoczęciu pracy z Waybiller członkowie firmy mieli więcej czasu na skupienie się na rzeczywistych działaniach zamiast na żmudnych zadaniach manualnych — teraz mają więcej czasu na rozwój swojej działalności we właściwym kierunku!

Taital trans z radością potwierdza, że liczba błędów w tworzeniu listów przewozowych spadła niemal do zera. Możliwość popełnienia błędu jest teraz wykluczona — istnieje tylko niewielka szansa na popełnienie błędu w przypadku, gdy użytkownik naciśnie niewłaściwy przycisk w systemie.

Ograniczenie uprawnień użytkowników w programie Waybiller również pomogło firmie Taital Trans, zmniejszając ryzyko popełnienia błędu.

W programie Waybiller każdy administrator może ustawić uprawnienia dla użytkowników, tj. kierowców, zgodnie z ich rolą. Prawa użytkowania można zmienić w dowolnym momencie, więc gdy kierowca nabierze wprawy i będzie chciał przejąć większą inicjatywę — ustawienia te można zmienić za pomocą zaledwie kilku kliknięć. Kärt wspomniał, że aplikacja mobilna jest przyjazna dla użytkownika, a jeśli trzeba sprawdzić lokalizację pojazdów, można to łatwo zrobić z poziomu aplikacji mobilnej.

“Nie noszę już ze sobą laptopa, aby wspierać naszych kierowców,” wspomina Kärt.

Wyniki, Zwrot z Inwestycji i Plany na Przyszłość

“W dzisiejszym szybko zmieniającym się świecie, im większa cyfryzacja, tym większy sukces firmy,” mówi Kärt.

Firma Taital Trans też jest na dobrej drodze, by zwiększyć stopień cyfryzacji. Program Waybiller sprawił, że ich firma zrobiła krok w przód i stała się spółką niemal całkowicie wolną od papieru.

Ponieważ system Waybiller codziennie wprowadza ulepszenia, przedstawiciel Taital Trans wspomniał, że wszyscy w zespole Waybiller są gotowi znaleźć indywidualne rozwiązania i dodać żądane zmiany do oprogramowania, co bardzo im pomaga.

Oprócz zaoszczędzonego czasu, przedstawiciel firmy przyznaje, że po podpisaniu umowy z Waybiller stali się przyjaźni dla środowiska.

“Niestety nie mamy dokładnej statystyki zużycia papieru, ale po wdrożeniu oprogramowania Waybiller zamawiamy tylko jedną paczkę papieru na kwartał. Dawniej zużywaliśmy 3–4 paczki na kwartał, w zależności od pory roku.”

Taital Trans ma mnóstwo wykwalifikowanych kierowców, którzy mogą samodzielnie korzystać z Waybiller. Zgodnie z udzielonymi nam informacjami, tylko jeden kierowca miał wcześniej doświadczenie z podobnym programem logistycznym, więc cały zespół z łatwością zaadaptował się do systemu.

“Nie ma się czego bać – opanowanie systemu zajęło nam kilka dni – max tydzień (w zależności od doświadczenia kierowcy w korzystaniu ze smartfona).”

“Pierwsze, co przychodzi na myśl gdy mowa o Waybiller, to jego intuicyjność. Program ten znacznie ułatwił nam pracę.” Kärt Raudsepp, przedstawiciel Taital Trans

Po co utrudniać sobie życie, skoro można przejść na rozwiązania cyfrowe, jak program do e-listów przewozowych Waybiller.

Jeśli chcesz korzystać z e-listów przewozowych i sprawić, by Twoja firma stała się w pełni cyfrowa, skontaktuj się z zespołem Waybiller pod adresem e-mail support@waybiller.com lub telefonicznie pod numerem +372 699 1636.

Pomagamy zastąpić papierowe listy przewozowe w firmie w pełni cyfrowymi i połączyć Waybiller z programem księgującym.